Yksi FIREn keskeisistä kehittämiskohteista ovat rekisteriaineistojen tutkimusluvat. INVESTin erikoistutkija Aki Koivulan esittelemässä selvityksessä lupaprosessia tarkasteltiin sekä tutkijoiden että lupaviranomaisten näkökulmasta. Aineistona olivat 153 tutkijan valtakunnallinen kysely sekä 13 asiantuntijahaastattelua, joissa oli mukana 11 viranomaista tai data-aineistojen lupia käsittelevää organisaatiota.
Tulokset osoittavat selvän ristiriidan: noin 80 prosenttia tutkijoista koki lupaprosessit vaikeiksi, vaikka noin 75 prosenttia arvioi oman tietosuojaosaamisensa hyväksi tai erittäin hyväksi. Erityisiä vaikeuksia aiheuttivat eri lähteistä saatavien aineistojen yhdistäminen ja rekisterinpitäjien vaatimusten tulkitseminen. Myös kustannukset ja viiveet voivat vaikuttaa tutkimuksen toteutukseen ja jopa muuttaa tutkimusasetelmaa.
Tutkijat pitivät tärkeimpänä kehittämiskohteena käsittelyn nopeuttamista. Myös aikataulujen ja hakemusten tilanteen läpinäkyvyys, tutkimukseen paremmin soveltuvat hakemuslomakkeet sekä selkeämpi keskitetty ohjeistus nousivat korkealle. Erillisen verkkokoulutuksen tarve arvioitiin selvästi vähäisemmäksi.
Viranomaisten näkökulmasta jokainen hakemus puolestaan edellyttää tapauskohtaista arviointia muun muassa aineiston lainmukaisesta käyttötarkoituksesta, tietojen minimoinnista ja tietoturvallisesta käsittelystä. Useiden lakien, rekisterinpitäjien ja organisaatioiden muodostama kokonaisuus tekee prosessien yhdenmukaistamisesta haastavaa.
Tutkijoiden ja viranomaisten kokemuksia yhdistää ennen kaikkea yksi asia: hakemusten toistuva täydentäminen. Tutkijoille vaatimukset voivat näyttäytyä epäselvinä, kun taas viranomaiset joutuvat pyytämään puuttuvia tietoja ennen päätöksentekoa.
FIREssä etsitään seuraavaksi keinoja tehdä prosessista ennakoitavampi vaarantamatta oikeudellisia tai tietosuojavaatimuksia. Suunnitelmissa on muun muassa kansainvälisten lupakäytäntöjen kartoittaminen ja mahdollisuus nimetä tutkimusyksiköille omia asiantuntijakontakteja keskeisissä lupaviranomaisissa.
